2020年04月16日

【参考】書面議決の進め方について

　新型コロナウイルス感染症の影響で総会等を書面で開催する際の手順を記載しております。是非、参考にご確認ください。

・認可地縁団体については各種手続き上、下記の「認可地縁団体について」の手順が必要ですが、認可地縁団体に
　登録されていない自治会等も同様の手順を踏まれると望ましいと考えられます。


【手順】
1.「定期総会書面議決のお知らせ」「議案書」「書面表決書」を自治会の全会員に配付する。

2.会員から「書面表決書」を提出してもらう。

3.複数人で集まり、書面表決を集計する。（不正防止の観点から、集計時は無理でも
　確認は複数人で実施）

4.「書面結果についてのお知らせ」を全会員にお知らせする。


【認可地縁団体について】
認可地縁団体については、₁地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要です。ただし、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、₂地方自治法の規定により書面で議決を行うことができます。
告示事項(代表者の氏名及び住所等)を変更する際は、必ず議事録の提出が必要です。告示事項を含まない場合でも、書面で議決を行う場合は、結果を集計した書類に、会長及び署名人2人の署名・捺印をしていただいたものを議事録として扱うことができます。なお、議事録署名人については法令上、選出方法は定められておりませんが、役員以外の出席者からの選出が望ましいと考えられます。

※１ ：地方自治法第２６０条１３・・・“認可地縁団体の代表者は、少なくとも毎年1回、
構成員の通常総会を開かなければならない。”

※２ ：地方自治法第２６０条１８項２号・・・“認可地縁団体の総会に出席しない構成員は、 書面で、又は代理人によって表決をすることができる。”